Monthly Archives: April 2010

#TFOA 70: Some essential elements for an Association’s website

De eigen website vormt nog steeds de ruggengraat van de online interacties die organisaties hebben met hun doel- en publieksgroepen. Dit geld ook voor verenigingen.

Sterker nog: de website is een van de belangrijkste communicatie-instrumenten die een vereniging voor handen heeft. Omdat websites zich net zoals hun bijhorende organisaties moeten aanpassen aan hun omgeving bevat deze post enkele tips voor een succesvoller online verhaal. 

Gebruik een Content Management System – Niet alleen het gebruiksgemak van de bezoekers staat voorop, maakt het ook voor jezelf gemakkelijk. CMS laat je toe om je website altijd en van overal aan te passen.

Market your website – Speel de vele mogelijkheden die Social Media bieden uit. Promoot je website en extranet op de talloze  sociale netwerk sites en genereer traffic naar je homepage.

Go mobile! – Ondanks dat het mobiel internet in België nog in zijn kinderschoenen staat.

Integreer – Het steeds opnieuw moeten inloggen op verschillende websites wekt al snel ergernis op bij de surfer. SSO (single sign-on) kan dit voorkomen. SSO  zorgt ervoor dat de ledenvriendelijkheid van je online netwerk enorm toeneemt. Naadloos surfen tussen alle toepassingen in een handomdraai.

 Bronartikel

[Alexander Saron]


#TFOA 69: Listening, the missing part in your strategy?

Strategisch bestuur is een complex topic dat er bovendien niet eenvoudiger lijkt op te worden. Jamie Notter , een notoir management consultant is gefocust op non-profit organisaties zoals verenigingen. In een recente blogpost schetst hij een aparte kijk op de materie.

Klassieke organisaties beschouwen hun strategie teveel als het instrument dat ervoor moet zorgen dat ze niet zullen verdwijnen in de toekomst. Op zich is dit niet volledig fout volgens Jamie Notter. Een dergelijk strategisch denken brengt gewoon iets meer nadelen mee dan het model dat hij voor ogen heeft. Notter verwijst hiervoor  naar het gegeven dat verenigingsmanagers soms tijd aan strategie besteden die beter voor andere verenigingsactiviteiten konden gebruikt worden. Zijn visie is gebaseerd op een voorbeeld van communicatiestrategie voor  Social Media.

Het lineair strategisch denken wordt omgebogen naar een eindeloos draaiend rad waarbij “een kern element” als as fungeert. Een te ver gezochte metafoor? Neen, ik denk het niet. Even analyseren.

Het eerste en meteen ook het belangrijkste verschil met de lineaire strategie is de frequentie van de implementatie. De klassieke bestuurstrategie wordt slechts om de x aantal jaar herbekeken terwijl Notter pleit voor een ononderbroken proces. Het principe dat Notter naar voor brengt is gebaseerd op strategievorming binnen Social Media. Het luisteren naar en deelnemen aan de discussie, evalueren van de signalen en het aanpassen van het beleid lopen continu over in elkaar.

You never stop listening and engaging your system in an ongoing conversation about what is valuable, what works, what matters, and what has meaning. It’s not just monitoring. It’s engaging in ongoing conversations.

Jamie Notter blijft vrij vaag over wat er dan centraal moet staan bij strategievorming voor verenigingen. Hij crowdsourcet dan ook het antwoord op deze belangwekkende vraag. Ik ben er alvast van overtuigd dat ook bij verenigingen “ luisteren “ centraal moet staan bij de strategievorming. Een organisatie moet zich van tijd tot tijd eens bezinnen over de koers die ze wil varen. Hierbij moet zich afvragen of ze wel aanbiedt wat de publieksgroepen willen.

Volledig artikel van Jamie Notter.

[Alexander Saron]


#TFOA 68: The key motivators for joining an association

In this post I’m referring to a very interesting article by The ARC on the primary reasons why people become members of associations.

The top  4 reasons:

  1. Networking and Social Interaction
  2. Recognition and credibility
  3. Associations keep their members up-to-date in the rapidly changing world
  4. The Education and Professional Development provided by an association.

 

Full article

[Alexander Saron]


#TFOA 67: The 2010 Non Profit Social Media Benchmark study

De titel van deze blogpost is eveneens de titel van een interessant en goed onderbouwd onderzoek van M+R Strategic  Services over de groei en het gebruik van Social Media binnen de non-profit sector. Ik heb onderzoeksrapport met grote interesse doorgenomen. Het bleek in menig opzicht een interessant rapport te zijn. Bovenal  apprecieer ik het dat de onderzoekers met exact cijfermateriaal voor de dag komen. De onderzoeksresultaten kunnen een hulp zijn voor verenigingen die Twitter en Facebook op een verstandige manier willen inzetten.   Het onderstaande citaat met betrekking tot Facebook-fanpagina’s trok mijn aandacht:

“Make sure your content is engaging – That’s the first thing to look at if your fans aren’t responding at the same rates as other groups.(…)”

Dezelfde regel geldt voor het gebruik van Twitter. Het uitbouwen van een netwerk op Twitter is gebaseerd op de relevantie van de Tweets.

“… a primary driver of follower growth is the ability for followers to share or retweet , (…)  In our example we found a trend relating tweets to follower growth: more tweets lead to more retweets, which lead in turn to more follower growth. The more new followers you’ll gain.”

De voorwaarde hier voor is de volgende:

“Of course this assumes your tweets are worth reading! The organizations in this example have built solid followings, presumably because their content is engaging.”

Het rapport handelt overwegend over onderzoeksresultaten, maar besteed toch ook ruime aandacht aan de ( gratis) instrumenten die organisaties kunnen inzetten om de activiteiten op hun Twitter en Facebook-accounts in kaart te brengen. Als uitsmijter heb ik de volgende vraag met antwoord gekozen.

“How many posts are too many? The answer to this question will depend on your organization. As with email, fans will probably be forgiving of heavier posting during critical moments – such as when a key piece of legislation is on the move, or when there’s a mission-related emergency. Run a Pages report on a monthly basis, and look at the trends after periods of heavy posting to see the impact on your fan growth and churn rates.”

Lees het volledige rapport hier.

[Alexander Saron]


#TFOA 66: The Power of the internet…

 

Een citaat dat tot denken aanzet! Wat  zijn de grenzen van wat mogelijk is?

If the power of the internet is enough to persuade people to go to work without pants on, I wonder if it could mobilize people to make a spontaneous and meaningful difference.

Link: http://handsonblog.org/?p=681 

[Alexander Saron]


#TFOA 65: Opportunities of Social Communities

 “Private Community Platforms ” voor leden of geïnteresseerden zijn aantrekkelijker dan ooit, zeker als je ze combineert met openbare sociale netwerksites zoals Twitter en Facebook. De Private netwerken op het internet werden ontwikkeld voor mensen die dezelfde interesses of belangen hebben. In zijn meest Spartaanse vorm kennen we ze als private LinkedIn groep of een private blog met een bijhorend forum. De eigen verenigingswebsite met een privaat forum waar leden aan netwerking kunnen doen hoort hier ook bij. Als meest uitgebreide versie zien we vaak een extern ontwikkelde website met een Content Management system. Een systeem die het mogelijk maakt om de inhoud op een eenvoudige manier te beheren.

Dit communicatie-instrument biedt een veelvoud aan mogelijkheden. Geniaal in zijn simpelheid. Toch? Neen, er is een maar. Het systeem moet in leven gehouden worden. Er zijn heel wat organisaties denken die dat het aanmaken van een Facebook fanpagina volstaat om mooie resultaten te boeken met hun Social Media inspanningen. Zonder enige strategie of doelstellingen stappen ze in een onbekend avontuur dat gedoemd is faliekant af te lopen. De organisatie of vereniging moet actief deelnemen aan de dialoog en ze bevorderen.

Wat kan je dan wel doen om forse resultaten te boeken? Dat kan niemand voorspellen want elke vereniging is anders. Een mooie aanzet is alvast de je sociale media inspanningen vb. Facebook en Twitter te koppelen aan een privaat online platform van je vereniging. Het grote geheim is wisselwerking. De verenigingswebsite en de private online community genieten extra aandacht en bezoekers dankzij de openbare Social Media. De private community van zijn kant bevordert de interactie en de betrokkenheid van de leden en geïnteresseerden.

Interessant casestudy: een aanbieder van Community platforms zet de 10 meest gestelde vragen van verenigingen op een rijtje: http://www.theport.com/avectra/assets/Top10QuestionsAssociationsAskAboutSocialMedia.pdf

[Alexander Saron]


#TFOA 64: Crowdsourcing

Crowdsourcing  is niet meer uit de internetwereld weg te branden. Het is niet eenvoudig om het verschijnsel in een notendop weer te geven. Je kunt het nog het best interpreteren als een vorm marktonderzoek die meestal via het web plaatsvindt. Het internet heeft nog maareens een drempelverlagend karakter.

Steeds meer bedrijven maken gebruik van online crowdsourcing om feedback te krijgen op hun gevoerde beleid, het effect van beslissingen te voorspellen of om oplossingen te zoeken voor problemen. Ian Ayres vindt dat ook verengingen op de kar van dit soort analyse moeten springen. Ze worden immers onophoudelijk geconfronteerd met  de wensen van steeds mondiger wordende leden. Het is bijvoorbeeld zeker eens interessant om de marketing(ledenwerving), de appreciatie van de leden tegenover de website en de duurzaamheid van het lidmaatschap statistisch in kaart te brengen. Signalen opvangen van wat er leeft vormt de basis voor een optimaal benutten van kansen. Het biedt daarenboven de kans om te anticiperen en de beleids- en  communicatieplanning bij te sturen nog voor de implementatie ervan.

Ayres , die crowdsourcing toepaste bij de keuze van de titel van zijn boek “ Super crunchers”  wil een statement maken. Op Acronym trof ik een veelzeggend citaat aan:

“My key takeaway from Ayres’ presentation is that associations should trust numbers more (and get their boards to trust them, as well). We often overreact to complaints from members or feedback from evaluations. Broader statistical analysis of how members behave, rather than what a few of them tell you, can let you know whether the ones who are speaking up are representative of the full membership or merely outliers.”

[Alexander Saron]


#TFOA 63: Sharing is caring

Het is hoog tijd voor verandering. De wereld rondom de verenigingen blijft ingrijpend veranderen. De evoluties hebben ertoe geleid dat  verenigingen de verwachtingen die het publiek heeft tegenover verenigingen veranderd zijn. Ook de verenigingen van hun kant hebben nieuwe verwachtingen tegenover hun omgeving.

Verenigingen worden tijdens hun evolutie geconfronteerd met een aantal uitdagingen.  Klassieke verengingen moeten een antwoord zien te vinden op het moderne internetvraagstuk. Vooral kleinere verenigingen komen oog in oog te staan met hun eigen grenzen. Hun mogelijkheden om deel te nemen aan de online conversatie zijn beperkt en vaak ontbreekt het hen aan tijd en geld om daar verandering in te brengen.

Sterling Raphael, expert in het ontwikkelen van vernieuwende en interactieve instrumenten voor verenigingen gelooft dat “sharing” de evolutie naar een vereniging een stuk makkelijker kan maken:

“Sharing is Caring”… and associations and their chapters must start to share with other compatible organizations if they care about being around for the prosperous years to come. It’s a fundamental mindset that organizations need to preserve and maintain as they tread into unchartered waters.”

Raphael reikt ons ook meteen enkele tools (zoals RSS )aan om deze open strategie in de praktijk te brengen. Het delen van expertise in het  beheren dynamische vereniging, krijgt samen met evenementen en resources een centrale rol binnen het “sharing” principe. De eerste stap in het evolutieproces is allerminst eenvoudig. De  verenigingen moeten eerst en vooral  zoek naar de organisaties die  het best op hen gelijken.  Met dezelfde kansen en bedreigingen geconfronteerd worden zorgt er immers voor dat men van elkaar kan bijleren.

Bron

[Alexander Saron]


#TFOA 62: E-symposia

Wordt de fysieke aanwezigheid op vergaderingen en symposia in de toekomst overbodig? Het tijdsverlies bij verplaatsingen is aanzienlijk en kost  ons bovendien handenvol geld.

Het internet biedt meer en meer alternatieven voor de klassieke communicatiekanalen die organisaties hebben met hun doel- en publieksgroepen. Het voorbije decennium kwamen dan ook een aantal nieuwe fenomenen vanuit de VS overwaaien: het Webminar ( e-symposium), webvideo en webcasting. Interessante alternatieven voor de klassieke en meer tijdrovende substituten waarbij fysiek aanwezigheid verplicht is? Ze bieden volgens mij zeker kansen voor verenigingen. Heel wat Amerikaanse verenigingsbloggers vermelden het onderwerp dan ook  regelmatig.

Deze online- instrumenten bouwen verder op de basisprincipes van “conference calls”. Software zoals Skype en Windows Live Messenger maken het mogelijk om gratis online te vergaderen in een beperkte en gesloten kring. Gratis technologie die volgens mij nog maar het topje van de ijsberg  vormt. Nieuwe technologieën bieden ook steeds nieuwe mogelijkheden. Sinds enkele jaren maken systemen zoals Slideshare.com het bijvoorbeeld mogelijk om PowerPoint presentaties te delen met wie je wilt.

Digitale vergaderingen of symposia via het internet zijn zelfs niet noodzakelijk een bedreiging voor hun klassieke offline -varianten. Ze hebben een ook complementair karakter.  Webcasting maakt het mogelijk om het evenement in kwestie live te volgen van op afstand. Zelfs afwezigen  die  zich op het moment van het evenementen niet achter hun computer bevinden, krijgen nog de mogelijkheid om de inhoud achteraf mee te pikken via webvideo (streaming).

We mogen echter ook niet te hard van stapel lopen. Er vallen spontaan enkele bedenkingen te formuleren bij deze technologieën. Het houden van een digitaal symposium gaat toch automatisch gepaard met kwaliteitsverlies? En hoe vang je de gemiste netwerking-kansen op?

[Alexander Saron]


#TFOA 61: Clarity over Control?

Wie mag in naam van de organisatie communiceren op sociale netwerksites zoals Twitter? Mag elke werknemer zeggen wat hij of zij wil? Wat als er vertrouwelijke informatie verspreid wordt?

Het is een actueel vraagstuk die elke CEO vroeg of laat voorgelegd zal krijgen. Het opstellen van een gedragscode voor sociale media waaraan iedereen onderworpen is volgens Maddie Grant geen goed idee. Ze is voorstander van een organisatiecultuur waarin “Clarity over Control”. Een gedachtegang die ervan uitgaat dat organisaties moeten dringend moeten evolueren naar “ Sociale Organisaties” in deze snel evoluerende tijden.

“So then, the challenge your organization faces is how to evolve into a social organization. This evolution will affect individual staff, internal processes, and the structure and culture of your association. And the challenges can’t be solved in an instant. You’ll probably want to help assign them to your people to tackle one at a time (or one area at a time).”

Men ziet de CEO van een vereniging als een persoon die richting bepaalt waar de vereniging heen moet. De CEO bewaakt de missie en niet de medewerkers of leden van vereniging.  Niemand staat dichter bij de missie en de strategische doelstellingen van een organisatie dan de CEO.

Het is dus duidelijk de taak van de CEO de werknemers/leden duidelijk te kennen geven dat het gebruik van sociale netwerksites kan. De communicatie-uitingen moeten gewoon bijdragen tot het verwezenlijken van de missie.  Werknemers/leden zullen automatisch beseffen wanneer dit het geval is.  De “Clarity over Control” theorie gaat er vanuit dat eens dit alles gebeurd is, alles automatisch in zijn plooien valt. De gevolgen zijn overwegend, want men wordt spontaan “aangezet” om zijn positieve ervaringringen te delen. Het is echter wel de evidentie zelf dat we moeten spreken over een proces, dat bovendien gepaard gaat met vallen en opstaan.

Het concept is opgebouwd op basis van enkele voorwaarden en veronderstellingen:

Clarity means that everyone knows:

– what the objectives are for having a social media presence
– who will be doing what, inventory of activity and responsibilities
– how people will communicate about what they hear on the social web
– how and when responses are handled, escalated when necessary
– how new projects can happen
– how online activity relates to offline activity
– what particular business timelines are relevant

Clarity from an organizational standpoint means we’ll know:

– what the benefits are for our association as a whole and/or for the industry
– what particular risks we must always bear in mind (HIPPA, antitrust)
– who our members are and how this helps us communicate with them
– how we can teach members to use social media and bridge the digital divide
– what value proposition we have that we want our members to share freely

Clarity over control ultimately means that everyone, staff and all stakeholders, can be empowered to share the love. “

Bron

[Alexander Saron]