Monthly Archives: August 2013

Wat de agenda van een bestuursvergadering verklapt…

Er zijn heel wat manieren om te peilen naar de maturiteit van de organisatiecultuur van een organisatie, en heel wat modellen om de resultaten van die peiling te analyseren en benchmarken. Maar er is ook een heel eenvoudige check. Neem twee opeenvolgende agenda’s van vergaderingen van de Raad van Bestuur en doorloop de volgende stappen.
  1. Staat op 1 het klassieke ‘goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering’ ? En wordt dat als een bijna onzichtbare formaliteit behandeld, terwijl de stemmen rond de tafel nog moeten stilvallen of de laatkomers nog vlug aanschuiven ? Of houdt dat punt ook in dat de acties en to do’s uit het vorig verslag worden overlopen, en de bestuurders op hun genomen engagementen gewezen worden, indien nodig natuurlijk ?
  2. Check even hoeveel agendapunten er dezelfde omschrijving hebben ? Als dat meer dan de helft is kan dat leiden tot agendablindheid, het effect waarbij bestuurders de agenda hebben zien binnenlopen, maar met moeite naar de punten gekeken hebben. Misschien is het beter om iets meer teasende titels te gebruiken – aandacht gaat vóór interesse en betrokkenheid.
  3. Check hoeveel agendapunten betrekking hebben op praktische zaken die met de organisatie op zich te maken hebben. Als er een goed afsprakenkader is met het uitvoerende secretariaat/bureau moet dit gevat kunnen worden in maximum 2 agendapunten. Eén waarbij verslag wordt uitgebracht over de praktische werking, bij voorkeur gebruikmakend van indicatoren of beter nog een dashboard. En één om nieuwe issues onder de aandacht van het bestuur te brengen. Alle andere items moeten over het beleid en de inhoud gaan!
  4. Check de volgorde van de agendapunten en denk even na of die bewust in functie van de moeilijkheidsgraad van beslissingen opgelijst staan. Met andere woorden: reken je erop dat bepaalde punten wegens tijdsgebrek vlugger of misschien zelfs helemaal niet worden behandeld? Is het niet zinvol om per punt aan te geven welk soort bespreking het punt vergt: in tijdsbesteding, in format (bv. toelichting, vraagstelling, discussie, eerste visievorming,…) en in resultaat (bv.beslissing, verderzetting, actiepunt,…)?
  5. Tot slot iets over het klassieke ‘varia-punt ’ (in het Engels mooi en symbolisch ‘Any other business’ genoemd). Gebruik het bij voorkeur niet. Niet om zotte ideeën van bestuurders te herbergen, maar ook niet om vlug nog over een issue (en hoe dikwijls gaat dit dan niet over een concreet voorval?) van gedachten te wisselen. Niet doen, op de eerste plaats om juridisch geen inbreuk op de wetgeving inzake eerlijke mededinging te plegen, maar zeker ook niet om zotte ideeën de kans te ontnemen om een zinvolle opportuniteit te worden. Voor dat laatste kan je best een vast ‘regulier’ agendapunt ‘Ideeën/opportuniteiten’ voorzien.

En wat die meting van maturiteit dan precies inhoudt, als je meer dan driemaal de wenkbrauwen hebt opgetrokken of al dan niet zuur hebt geglimlacht, dan is er nog wat werk aan de organisatiewinkel.

(oorspronkelijke gepubliceerd in 2Mpact Inspiring Associations newsletter 21/08/2013)