Is een CRM wel het beloofde wondermiddel voor ledenverenigingen ?

Wie wil niet verlost zijn van administratieve kopzorgen binnen zijn vereniging ? Van betalingsverzoeken tot lidmaatschapsfacturen, van inschrijvingen voor een event tot badges, van abonnees op de newsletter tot ledenwervingscampagnes. Maar los van het optimaliseren van deze processen – wat op zich al geen sinecure blijkt te zijn- hoe valoriseren we alle informatie die we hebben over onze leden tot krachtige en intelligente data op basis waarvan de organisatie de strategie kan bepalen? Wie nu moet toegeven dat het een proces is van telkens opnieuw vergelijken en samenvoegen van verschillende excellijstjes moet zeker verder lezen.

Want CRM-software kan helpen! Initieel met de C van customer, nu algemener de C van constituent (actor/stakeholder, incl. leden) relatiemanagement. Specifiek voor ledenverenigingen kent de ontwikkeling van CRM-software een interessante evolutie. Waar CRM klassiek een aanvullend instrument is voor de sales- of marketingafdeling van een bedrijf, is de klemtoon voor ledenorganisaties verschoven naar het lid als centraal gegeven – uiteraard niet onterecht.

Ledenorganisaties hebben er nu eenmaal alle baat bij om hun leden centraal te stellen. Het biedt niet alleen de mogelijkheid om alle acties te optimaliseren in functie van de behoeften van het lid, het maakt het ook mogelijk om die processen centraal aan te sturen – en daar komt CRM uit de toverhoed.

Uitdagingen die zuur kunnen keren

Laten we niet te hard van stapel lopen. Een CRM kan in de praktijk niet zomaar ad hoc over een organisatie getrokken worden. Met als uitgangspunt de veronderstelling dat al wat beloofd werd waar wordt: tijdswinst, kostenbesparing, optimalisatie van de administratieve flows, selfservicing door de leden, strategische A4-kes voor het bestuur.
Reden hiervoor is dat een CRM zo hard ingrijpt op de basiswerking van de organisatie en daardoor bij een koude technische implementatie al vlug vastloopt op allerlei bestaande procedures en processen. Al dan niet historisch gegroeid en afgestemd op de beperkingen van de organisatie, zowel menselijk als technologisch (‘onze administratief medewerker heeft nooit echt met die Filemakerpro-database overweg gekund’). Het mag dan al een wondermiddel lijken, het blijft een middel, en er moet hard aan gewerkt worden om het wonderen te laten doen.

Opportuniteiten die tot kers op de taart keren

Wat moet er dan gebeuren ? Op de eerste plaats moet de vereniging bereid zijn om de eigen processen en procedures in vraag te stellen, eerder dan die gewoon te kopiëren naar de nieuwe technische omgeving. Tegelijk is het een opportuniteit om heel wat ballast uit het verleden én het heden over boord te gooien. En om in te zetten op nieuwe processen die de organisatie toekomstbestendig moeten maken: over welke data willen we op welke manier beschikken om strategische keuzes te maken?

Misschien vraagt u zich af wanneer dit artikel technisch zal worden. Dit zal niet gebeuren, omdat in dit verhaal technologie de mens volgt. Dus moet dat eerst tussen de oren goed komen te zitten. Het heeft geen zin om een proefrit te doen, als je geen rijbewijs hebt en ook niet weet waar je heen zou rijden.

Als je overweegt om een CRM te implementeren moet je jezelf ruimte geven om het proces te internaliseren binnen de organisatie. Iedereen moet ervan overtuigd zijn dat het zinvol is – en het is geen probleem dat dit soms om uiteenlopende redenen is. Zoek daarom op de eerste plaats geen technieker die enkel de brandstof voorziet, maar iemand die je verder inzicht brengt op het plezier van het rijden. Wij hebben recent blije gezichten gezien toen we ervoor zorgden dat op 1 maand tijd 35% van de leden van een beroepsvereniging hun lidmaatschap online hernieuwden – betaald en al op basis van 1 wervende mail uit het CRM.

Bezint eer ge begint – en wij helpen je daarbij

Op basis van jaren werken voor en met verenigingen zien wij dagelijks hoe technologie de boeman wordt, terwijl dat een gradueel en doordacht voortraject heel veel zaken had kunnen vermijden. Ook wij worden daarin soms nog in snelheid genomen door het ongeduld van de klant. Het voordeel is wel dat wij geen voorlopig rijbewijs meer moeten halen. Integendeel, we delen graag onze kennis om te zorgen dat u de juiste CRM-beslissing neemt.
Interesse om samen eens verder van gedachten te wisselen hoe die “road to success” er voor uw organisatie kan uitzien, kom – volledig vrijblijvend – eens langs voor een babbel, een demo* en een kop koffie. Contacteer mij op marc@2Mpact.be(link sends e-mail) of tel. 09 233 48 66.

*Wij ontwikkelden op basis van Drupal en CiviCRM (allebei wereldwijd door ledenorganisaties gebruikt) een waardevolle CRM oplossing voor Belgische ledenorganisaties, dat door zijn flexibele, modulaire en schaalbare karakter misschien wel een best fit kan zijn voor uw organisatie. We deden daarvoor beroep op onze geaggregeerde ervaring met meer dan 50 eigen referenties en een uitgebreide benchmark met andere CRM-oplossingen en gebruikservaringen van organisaties.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: